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Protokoll der Sitzung des FES-Teams vom 20.09.2019

Ort: Taverne Krone, Calwer Straße 15, 75331 Engelsbrand
Beginn: 20.00 Uhr, Ende: 22.30 Uhr

Protokollant: Julian Hofmann
Anwesende: Andrea Boyer (Geschäftsführerin des Schiller-Gymnasiums), Bernhard Layer, Constantin Heel, Günter Höfeld, Julian Hofmann, Dr. Joachim Martin, Lars Rucktäschel (stellv. Schulleiter des Schiller-Gymnasiums), Jörg Suppus

TOP 1. Konkretisierung der Planung des Ehemaligenfestes zum zwanzigjährigen Bestehen des FES
Termin: 19.10.2019;
Beginn der Veranstaltung: 19.10 Uhr
Ende: gegen 00.00 Uhr

Aufgaben/ProgrammpunkteZuständigkeit
I. Einladung von Gästen / Teilnehmerzahl (aktueller Stand)

a) Einladung von ehemaligen Schülern:
Einladungen an die Ehemaligen sind per Mail bereits im letzten Schuljahr durch B. Layer erfolgt. Mittlerweile haben sich rund 140 Ehemalige über das Formular auf der Homepage des Schiller-Gymnasiums angemeldet.
Eine Erinnerungs-Mail an alle gültigen E-Mail Adressen soll Anfang Oktober verschickt werden.
B. Layer
b) Einladung von ehemaligen Mitarbeitern:
Im Laufe der Sommerferien hat J. Hofmann persönliche Einladungskarten an rund 80 ehemaligen Mitarbeiter der Schule versandt. Er schlägt in diesem Zusammenhang vor, zukünftig bei der Vorbereitung eines Ehemaligenfestes auch diese Personengruppe um eine rechtzeitige Anmeldung zu bitten, um im Vorfeld besser abschätzen zu können, wie viele Gäste letztendlich an der Veranstaltung teilnehmen werden.
J. Hofmann
c) Einladung des Elternbeirates sowie der Mitglieder des
Fördervereins:
Der FES spricht sich dafür aus, dass auch der Elternbeirat sowie die Mitglieder des Fördervereins zu der Veranstaltung eingeladen werden sollen.
Aus den Reihen des Elternbeirats wurde zudem die Bereitschaft geäußert, bei Bedarf an der Veranstaltung als Helfer teilzunehmen, beispielsweise im Schichtdienst an einer der Kassen oder als Aufsicht des Barbetriebs. J. Hofmann und G. Höfeld werden im Namen des FES Einladungen an die Vorstände beider schulischer Institutionen zeitnah versenden.
-> Insgesamt rechnet der FES mit einer Teilnehmerzahl zwischen 300 und 400 Personen.
G. Höfeld / J. Hofmann
II. Kooperation mit der lokalen Presse

G. Höfeld erklärt sich dazu bereit, zeitnah in Kontakt mit der lokalen Presse zu treten, um auf die Veranstaltung hinzuweisen. A. Boyer regt an, gegenüber den Medienvertretern die Bereitschaft zu einem vorab stattfindenden Pressegespräch zu äußern, an dem sie in ihrer Rolle als Geschäftsführerin, ein Vertreter der Schulleitung sowie Mitglieder des FES teilnehmen könnten.
G. Höfeld / A. Boyer
III. Budget / Essens- und Getränkepreise / Angebot

A. Boyer bestätigt, dass der FES ein Budget von ungefähr 500 € zur Vorbereitung der Veranstaltung erhält. Im weiteren Verlauf der Sitzung einigen sich die Teilnehmer auf folgende Getränke- und Essenspreise:

a) Abendessen (ab circa 19.30 Uhr – 21.00 Uhr): 7,-- €
Vollkost: Schnitzel mit Pommes und kleinem Beilagensalat
Vegetarisch: Camembert mit Salat
-> zusätzlich soll ein gemischter Salatteller zum Preis von 3,50 € angeboten werden.

b) Alkoholische Getränke:
Pils (0,33 l), Wein (0,25 l), Weinschorle (0,25 l): je 3,-- €
Weizenbier (0,5 l): 4,-- €

c) Alkoholfreie Getränke:
Alkoholfreies Bier (0,33 l): 3,-- €
Alle anderen alkoholfreien Getränke: 2,-- €
-> Der offizielle Ausschank soll bis gegen 23.30 Uhr erfolgen (letzte Runde).
FES / A. Boyer
IV. Arbeitskräfte / Helfer während der Veranstaltung

Neben den Mitgliedern des FES sollen weitere Personen / Personengruppen des Schullebens in die Durchführung der Veranstaltung miteinbezogen werden.

a) Kasse: Die beiden Kassen sollen, wenn möglich, im Schichtdienst von Lehrerkollegen oder von Mitgliedern des Elternbeirates besetzt werden. An den Kassen werden die Getränke- und Essensbons ausgegeben.
FES

Kollegium/ Elternbeirat
b) Barbetrieb / Aufsicht: Der Ausschank an den beiden Bars soll von Schülern der J 12 im Schichtdienst durchgeführt werden. Pro Bar muss eine erwachsene Person Aufsicht führen (Lehrerkollege oder Mitglied des Elternbeirats).
Pro ausgegebenem Getränkebon wird die J 12 mit 0,50 € an den Einnahmen beteiligt.
J 12 / Lehrer / Elternbeirats
c) Waffelstand: Der Waffelstand soll von der J 12 ab circa 21.00 Uhr, nach Ausgabe des Abendessens durch die Küche, betrieben werden. Die Schüler sind selbst für den Einkauf des benötigten Materials verantwortlich und erhalten alle erwirtschafteten Einnahmen. J 12
d) Schulhausführungen: Die Schulhausführungen sollen bei Bedarf stattfinden. Bereits in der Begrüßungsrede durch den Schulleiter soll auf diese Möglichkeit hingewiesen werden. In diesem Zusammenhang wäre es wünschenswert, wenn die Führungen von Personen geleitet werden könnten, die möglichst einem großen Teil der Gäste persönlich bekannt sind (Schulleitung, erfahrene Lehrerkollegen). Hierzu soll in der Aula eine Pinnwand als Treffpunkt bereitgestellt werden.
Der FES hält es diesbezüglich für überaus relevant, dass die jeweiligen Räumlichkeiten, die im Rahmen der Führung besucht werden, direkt nach Verlassen wieder zu verschließen sind.
Schulleitung / erfahrene Lehrerkollegen
e) Essensausgabe:
Die Essensausgabe erfolgt zwischen 19.30 Uhr und 21.00 Uhr durch Mitglieder des Küchenteams unter der Leitung von H. Wieler.
H. Wieler / Küchenteam
f) Musikanlage: Ansprechpartner zur Einrichtung der Musikanlage im Bereich der Aula sind P. Lorch sowie der Schüler T. Collmer (J 11). Während der Veranstaltung soll als Hintergrundmusik vornehmlich eine Playlist aus den 80ern / 90ern laufen.P. Lorch / T. Collmer
g) Öffnen und Schließen des Schulgebäudes:
Für das Öffnen und Schließen des Schulgebäudes ist in erster Linie der Hausmeister, Herr A. Krohmer, an diesem Abend verantwortlich
A. Krohmer
V. Sicherheit:

Die örtliche Polizeistelle soll über die Veranstaltung in Kenntnis gesetzt werden, um bei Bedarf zeitnah vor Ort zu sein.
Eine Inanspruchnahme von zusätzlichem Security-Personal hält der FES angesichts der Gäste-Klientel für nicht notwendig.
Die Anwohner, die gegenüber dem Haupteingang wohnen, werden vom FES im Vorfeld über die Veranstaltung in Kenntnis gesetzt.
Mitglieder der Sanitäts-AG, die momentan nicht mehr besteht, sollen ebenfalls in die Veranstaltung integriert werden. Dr. J. Martin erklärt sich dazu bereit, die Sanitäter bei dieser Veranstaltung zu unterstützen.
G. Höfeld / J. Hofmann / Dr. J. Martin
VI. Raumgestaltung

Für die Veranstaltung sollen die folgenden Räumlichkeiten genutzt werden:
- Haupteingangsbereich: Empfang, Eintrag in Namenslisten / Adressenlisten am Computer
- Aula: 2 Kassen an der Fensterseite zum Pausenhof + 1. Bar („Schillers Lädle“); Aufenthaltsbereich (einige Sitz- und vorwiegend Stehmöglichkeiten; Integration der Fotowand, Roll-ups vom Förderverein und dem FES)
- Speisesaal: Ausgabe des Abendessens; Sitzmöglichkeiten (die Trennwand zwischen Speisesaal und Aula soll im Vorfeld geöffnet werden)
- Cafeteria: 2. Bar (Inbetriebnahme eventuell erst im Verlauf der Veranstaltung).
J. Schönfeld (J 11) / P. Widmann (ehemaliger Schüler)
FES
VII. Programmablauf:

- Schulhausöffnung ab 18.30 Uhr
- offizieller Beginn der Veranstaltung um 19.10 Uhr: Begrüßung + Eintrag der Gäste in die Namenslisten / Adresslisten (Computer stehen im Eingangsbereich)
- Begrüßungsrede zu Beginn der Veranstaltung durch den
Schulleiter
- Abendessen ab 19.30 Uhr
- Schulhausführungen bei Bedarf
- 22.00 Uhr: Ehrung der drei am stärksten vertretenen Jahrgänge (Preise: Sektflaschen in unterschiedlichen Größen, zusätzlich als Trostpreis eine Piccolo-Flasche für den am schwächsten vertretenen Jahrgang). Maßgeblich sind die Eintragungen in den Jahrgangslisten am Eingang.
23.30Uhr: offizielle letzte Getränkerunde
Circa 00.00 Uhr: offizielles Ende der Veranstaltung
FES
J. Zuber
G. Höfeld
VIII. Auf- und Abbau:

Der Aufbau soll am Freitag, den 18.10.2019 erfolgen.
a) Vormittag:
Am Vormittag wird die Aula mit Biergarnituren bestückt; zusätzlich werden Bistrotische aufgebaut.
Aktuell sind nur ca. 7 Bistrotische einsatzbereit, diese Anzahl wird als zu gering erachtet. G. Höfeld schaut nach weiteren Möglichkeiten, um an Bistrotische zu gelangen.
FES
J. Hofmann / G. Höfeld (mit Kursen)

b) Nachmittag:
Aufbau der Bars, Gestaltung des Eingangsbereichs; Aufbau der Musikanlage, … .
G. Höfeld / H. Wieler / Geschäftsführung
c) Am Sonntag, den 21.10.2019 soll ein erster Kontrollgang durchs Schulhaus stattfinden (Abbau der Bars, der Tische im Eingangsbereich, Einsammeln der Flaschen und Gläser, …).G. Höfeld / J.Hofmann
d) Am Montagvormittag im 1. Block erfolgt der Abbau der Sitzgarnituren und Bistro-Tische im Bereich der Aula.Abbau durch eine Schulklasse/einen Kurs

TOP 2. Ausblick / Zukunft des FES unter der Leitung von Günter Höfeld und Julian Hofmann

Die Amtszeit von Günter Höfeld und Julian Hofmann endete offiziell mit Beendigung des letzten Schuljahres (2018 / 2019). Beide führen den FES aktuell nur kommissarisch. Jörg Suppus weist darauf hin, dass im Falle einer Weiterführung der Ämter bzw. eines Weiterbestehens des FES im Anschluss an die Durchführung des Ehemaligenfestes eine nächste Sitzung noch in diesem Kalenderjahr nötig ist, da der Berufsinformationstag für das Frühjahr 2020 konzipiert ist.
Günter Höfeld und Julian Hofmann werden diesbezüglich zeitnah mit der Geschäftsführerin Andrea Boyer Gespräche hinsichtlich des Fortbestandes des FES unter ihrer Leitung führen und die weiteren Mitglieder über die Ergebnisse in Kenntnis setzen.

 

Gez.
Julian Hofmann