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Protokoll der Sitzung des FES-Teams vom 15.02.2019

Ort: Pizzeria Zauberblume, Baumschulhof 1, 75331 Engelsbrand
Beginn: 20.00 Uhr, Ende: 22.45 Uhr

Protokollant: Julian Hofmann
Anwesende: Julia Böckler, Melina Bopp, Bernhard Layer, Günter Höfeld, Julian Hofmann, Lars Rucktäschel, Jörg Suppus

Aufgaben/ProgrammpunkteZuständigkeit
I. Einladung von Gästen

a) Einladung von ehemaligen Schülern:
Die erste Einladung an die Ehemaligen ist bereits per Mail erfolgt. Die zweite Einladung soll vor dem Sommerfest (23. Juli 2019), die dritte kurz nach den Sommerferien (September 2019) versandt werden.
Die nächste Einladung soll einen Link zu einem Anmeldeformular, das auf der Homepage des Schiller-Gymnasiums zu finden sein wird, enthalten. Über die Möglichkeit der unverbindlichen Anmeldung erhofft sich der FES, die Teilnehmerzahl besser abschätzen zu können (Anmeldeschluss: 15.09.2019). Zusätzlich soll das Anmeldeformular die Aufforderung enthalten, alte Fotos, die in Zusammenhang mit dem Schiller-Gymnasium stehen, dem FES in Person von B. Layer zukommen zu lassen. Je nach Resonanz behält sich der FES vor, diese Fotos für einen Themenstand am Abend der Veranstaltung zu nutzen („Erinnerungen an unser Schiller“). Weiterhin soll auf der Einladung vermerkt sein, dass die ersten 20 Anmeldungen jeweils ein Freigetränk am Abend der Veranstaltung erhalten.
B. Layer
b) Einladung von ehemaligen Kollegen/Mitarbeitern:
Auch ehemalige Kollegen und Mitarbeiter sollen zur Veranstaltung frühzeitig eingeladen werden. Die Kontaktdaten erhält der FES in erster Linie von der Schulleitung. Zusätzlich wird J. Hofmann mit der ehemaligen Kollegin O. Holzhüter in Kontakt treten, um an weitere Kontaktdaten ehemaliger Arbeitskollegen zu kommen.
Die Einladungen werden im Namen des FES über das Sekretariat an die betreffenden Personen versandt.
G. Höfeld/J. Hofmann
(in Zusammenarbeit mit der SL/GF)
II. Aufbau/Nutzung der Räumlichkeiten während der Veranstaltung

Für die Veranstaltung sollen die folgenden Räumlichkeiten genutzt werden:
- Haupteingangsbereich (Empfang, Eintrag in Namenslisten/Adressenlisten; eventuell ein Stand der „Erinnerungen an unser Schiller“)
- Aula (2 Kassen + 1. Bar (Fensterseite in Richtung Pausenhof); Aufenthaltsbereich (Sitz- und Stehmöglichkeiten; Fotowand)
- Speisesaal (Abendessen + 2. Bar)
G. Höfeld/J. Hofmann
Der Aufbau soll am Freitag, den 18.10.2019 erfolgen.
a) Vormittag:
Am Vormittag wird die Aula mit Biergarnituren bestückt; zusätzlich werden Bistrotische aufgebaut.
Aktuell sind nur ca. 7 Bistrotische einsatzbereit, diese Anzahl wird als zu gering erachtet. Günter schaut nach weiteren Möglichkeiten, um an Bistrotische zu gelangen.
(Aufbau mit einer Klasse/einem Kurs im 3. Block)
G. Höfeld
b) Nachmittag:
Aufbau der Bars, Gestaltung des Eingangsbereichs; Aufbau der Musikanlage, …
FES
III. Ablauf der Veranstaltung/Programmpunkte

a) Einlass um 19.10 Uhr:
Die Gäste werden im Eingangsbereich persönlich begrüßt und sind angehalten, sich direkt in die Namenslisten/Jahrgangslisten einzutragen (Laptops im Eingangsbereich). Der zahlenmäßig am besten vertretene Jahrgang erhält später im Rahmen der offiziellen Begrüßung einen Preis (Torte). Zusätzlich sollen von den Jahrgangslisten drei Namen gezogen werden, die im Laufe der offiziellen Begrüßung ebenfalls einen Preis erhalten.
b) Offizielle Begrüßung um 20.20 Uhr:G. Höfeld/SL+GF
In der Begrüßungsrede des FES soll u. a. darauf hingewiesen werden, dass bei Bedarf Führungen durch das Schulhaus angeboten werden. In diesem Zusammenhang wäre es wünschenswert, wenn die Führungen von Personen geleitet werden könnten, die möglichst einem großen Teil der Gäste persönlich bekannt sind. Der FES hält es diesbezüglich für überaus relevant, dass die jeweiligen Räumlichkeiten, die im Rahmen der Führung besucht werden, direkt nach Verlassen wieder zu verschließen sind.
Weiterhin soll während der Begrüßungsrede der am zahlenmäßig am größten vertretene Jahrgang mit einer Torte geehrt werden.
Schulhausführungen durch erfahrene Kollegen/ehemalige Kollegen
c) Abendessen:
Im Laufe der Veranstaltung soll durch das Küchenteam ein kleines Abendessen angeboten werden (optional vegetarische und fleischhaltige Kost), ein Zeitraum von ca. zwei Stunden wird diesbezüglich als ausreichend erachtet (z.B. 19.30 Uhr bis 21.30 Uhr). Die Geschäftsführerin, Frau A. Boyer, wird genauere Details mit dem Küchenchef abstimmen.
G. Höfeld/J. Hofmann in Absprache mit H. Wieler und A. Boyer
d) Barbetrieb:
Es ist angedacht, dass die nächstjährige Jahrgangsstufe 12 den Getränkeausschank an den zwei Bars übernimmt und am Gewinn beteiligt wird. Ausgeschenkt werden alkoholfreie und alkoholische Getränke, allerdings keinerlei Spirituosen. Die Pfandgebühr für Gläser und Flaschen soll jeweils 1 Euro betragen. Zusätzlich könnten die Schüler an den Bars noch kleine Snacks (Salzstängel, Erdnüsse, …) anbieten.
G. Höfeld/J. Hofmann in Absprache mit der J12 und der SL/GF
e) Zwei Kassen für Getränke- und Essensmarken:
Beide Kassen werden im Bereich der Fensterfront in Richtung Pausenhof installiert. Es ist angedacht, dass diese durch Personen aus dem Lehrerkollegium oder dem Elternbeirat und nicht durch Schüler besetzt werden.
G. Höfeld/J. Hofmann
f) Weitere Aktivitäten:
- gegen 23.00 Uhr soll dem zu diesem Zeitpunkt zahlenmäßig am stärksten vertretenen Jahrgang ein Preis in Form einer XXL-Sektflasche verliehen werden.
- ob/wann Musik im Hintergrund der Veranstaltung laufen wird, steht aktuell noch offen. Damit die schulinterne Musikanlage an diesem Abend zur Verfügung steht, wird der FES mit P. Lorch in Kontakt treten.
FES (Kontaktaufnahme mit P. Lorch)
- im Laufe des Abends besteht die Möglichkeit, sich vor der Fotowand, die in der Aula aufgebaut wird, fotografieren zu lassen. Die Organisation übernimmt B. Layer.B. Layer
g) Sicherheit/Information an die Anwohner:
Die Veranstaltung soll bei der Polizeistelle Pforzheim angemeldet werden, die im Notfall für einen schnellen Einsatz bereitstünde; eine Inanspruchnahme von zusätzlichem Security-Personal hält der FES angesichts der Gäste-Klientel für nicht notwendig.
Die Anwohner, die gegenüber dem Haupteingang wohnen, werden vom FES im Vorfeld über die Veranstaltung in Kenntnis gesetzt.
Zusätzlich wird die Geschäftsführerin, A. Boyer, in Absprache mit dem FES die lokale Presse rechtzeitig über die Veranstaltung informieren
Die Sanitäts-AG unter der Leitung von N. Knust könnte ebenfalls in die Veranstaltung integriert werden.
G. Höfeld/J. Hofmann
(Kontaktaufnahme mit der Polizeistelle Pforzheim, den Anwohnern und mit N. Knust von der schulinternen Sanitäts-AG)
A. Boyer (Kontaktierung der lokalen Presse)
h) Ende der Veranstaltung:
Das Ehemaligenfest soll offiziell gegen 0.00 Uhr enden.
FES
Weitere Hinweise: Für den Barbetrieb sowie für die Fotowand wird spätestens zu Beginn des Schuljahres 2019/20 ein Schichtplan erstellt. J. Hofmann (Schichtplan)
Hinsichtlich der Menge und Preisgestaltung bezüglich des Essens und der Getränke wird sich der FES an der Expertise des Küchenchefs H. Wieler orientieren, der diesen Punkt mit der Geschäftsführung abstimmt.G. Höfeld
in Absprache mit H. Wieler sowie der Geschäftsführung
IV: Abbau:
a) Am Sonntag, den 21.10.2019 soll ein erster Kontrollgang durchs Schulhaus stattfinden (Abbau der Bars, der Tische im Eingangsbereich, Einsammeln der Flaschen und Gläser, …).
G. Höfeld/J.Hofmann
b) Am Montagvormittag im 1. Block erfolgt der Abbau der Sitzgarnituren und Bistro-Tische im Bereich der Aula.Abbau durch eine Schulklasse/einen Kurs
V. Budget:
Eine genauere Absprache erfolgt zwischen dem FES und der Geschäftsführung.
G. Höfeld (in Absprache mit der GF)

Die nächste FES-Sitzung findet am  20.09.2019 in der Taverne Krone (Calwer Straße 15, 75331 Engelsbrand-Grunbach) um 20.00 Uhr statt. Falls eine Terminänderung eintritt, wird diese zeitnah auf der Homepage des FES veröffentlicht.

Gez.
Julian Hofmann